Definición
de la Administración de Proyectos
La administración de proyectos ha sido definida en
forma variada, pero parece que la técnica no ha sido suficientemente
conceptualizada para formular una definición que conduzca a un consenso. Los
intentos han variado desde la simple afirmación
de que el proyecto es una actividad administrativa
general que incluye la planeación, el control, la supervisión y la ingeniería o
manufactura involucrada en la producción de un artículo.
Por tal motivo se presenta a continuación una serie
de definiciones que en cierta forma concuerdan entre ellas.
De acuerdo con Chamoun la administración de
proyectos es “la aplicación de conocimiento, habilidades, técnicas y
herramientas a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer,
cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados” (Chamoun
2002:39).
El M. C. Gustavo Cervantes lo define de la
siguiente manera: “Es un proceso dinámico que utiliza recursos adecuados de la
organización de un modo estructurado y controlado, para lograr unos objetivos
definidos claramente; y que fueron identificados como necesidades estratégicas.
Siempre se ejecuta bajo un conjunto de restricciones”
El grupo ITERA lo define de una manera muy símila
la que usa Chamoun, pues
de acuerdo a esta organización la administración de
proyectos es: “Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del
proyecto”.
También puede verse definida como la función
administrativa queconsiste en definir, ejecutar y evaluar una operación o
conjunto de actividades qu e tienen un principio y un fin, llevadas a cabo para
obtener las metas establecidas de calidad, tiempo y costo.
Hay que percatarse que, en esta última se toman las
características principales de
un proyecto, las cuales son la Calidad, Tiempo y
Costo; factores que podrían compararse aun triangulo equilátero, pues deben de
estar balanceadas para lograr
el éxito del proyecto.
Así que se podría resumir la administración de
proyectos como
“La aplicación de conocimientos para cumplir con
los requisitos del proyecto”
El plan
Diversos autores coinciden en definir al plan como
una toma anticipada de decisiones destinada a reducir la incertidumbre y las
sorpresas, y a guiar a la acción hacia una situación deseada, mediante una
instrumentación reflexiva de medios.
El acto anticipatorio adelanta en el tiempo la
imagen de los futuros y las respuestas posibles, lo compara con el porvenir
deseado y encara la elaboración de previsión de situaciones y de acciones con
vistas a satisfacer una intencionalidad, una vocación de alcanzar determinadas
situaciones que forman parte del deseo.
En el plan está presente siempre la idea de futuro
y de construcción del porvenir mediante la acción, y se presenta a la reflexión
como un conjunto de interrogantes y de conjeturas sobre el devenir posible,
como incógnitas a develar sobre sucesos que pueden acontecer o como situaciones
deseadas a mantener o alcanzar.
La noción de plan presupone un conjunto de
connotaciones, tales como las de previsión, organización, coordinación de
esfuerzos y control de acciones y de resultados.
El planeación
La planeación consiste, en fijar el curso concreto
de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de
números necesarios para su realización.
La planeación, en sí, no es la palabra mágica que
automáticamente mejora la eficiencia y la efectividad, sino que cubre algunos
aspectos de un proceso integral: que optimice el uso de los recursos que
dispone, que busque nuevas y mejores maneras de hacer las cosas apoyándose en
investigaciones, y por último que se hace base en un cuestionamiento de una
profunda reflexión sobre los fines que se persiguen para que sus esfuerzos
tengan sentido.
La planeación es la habilidad de ver con mucha
anticipación las consecuencias de las acciones actuales, la voluntad de
sacrificar las ganancias a corto plazo, a cambio de mayores beneficios a largo
plazo y la habilidad de controlar lo que es controlable y de no inquietarse por
lo que no los es. La esencia de la planeación es la preocupación por el futuro,
es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo.
La necesidad de planear las organizaciones es tan
obvia y tan grande que es difícil encontrar alguien que no esté de acuerdo con
ella. Pero es aún más difícil procurar que tal planeación sea útil, porque
confronta el hombre.
En la actualidad así como en futuro próximo, la
planeación tendrá que adaptarse a las características de la empresa y de la
situación en que se realiza.
La
planificación
es un proceso sistemático en el que primero se
establece una necesidad, y acto seguido,
se desarrolla la mejor manera de enfrentarse a ella, dentro de un marco estratégico que permite identificar las
prioridades y determina los principios funcionales.
Planificar significa pensar en el futuro, de tal
manera que se pueda actuar de inmediato.
Esto no quiere decir que todo vaya a surgir según
el plan establecido. De hecho, no será así
con toda probabilidad. Pero si se ha planificado correctamente, la
posibilidad de realizar ajustes, sin comprometer las metas globales, resultará
mucho más apropiada.
Metas
Consideradas como determinantes de la conducta.
Nicholls (1989) señala que aparte de las diferencias individuales de
cada sujeto que hacen que se oriente
hacia el aprendizaje o hacia el rendimiento, las diferentes situaciones
en las que se encuentra también pueden
influir en su orientación final. De esta forma, el sujeto desarrolla metas de acción con tendencia a la
competición cuando quiere demostrar
habilidad frente a otros, o con tendencia al aprendizaje cuando pretende
mostrar maestría, definiendo el éxito o
el fracaso en función de la consecución o no de las metas.
En todo esto, entendemos por meta aquellas
representaciones mentales realizadas por
los sujetos de los diferentes objetivos propuestos en un ambiente de logro y que resultan asumidos para guiar el
comportamiento, la afectividad y la
cognición en diferentes situaciones (académicas, de trabajo o
deportivas).
Según Maehr y Nicholls (1980) el pr imer paso para
entender las conductas de logro de las
personas es reconocer que el éxito y el fracaso son estados psicológicos de la
persona basados en el significado subjetivo o la interpretación de la efectividad
del esfuerzo necesario para la
ejecución. De esta forma, las metas de logro de una persona serán el mecanismo principal para juzgar su
competencia y determinar su percepción
sobre la consecución del éxito o, por el contrario, del fracaso. Por lo
tanto, el éxito o el fracaso después del
resultado de una acción, dependerán del reconocimiento otorgado por la persona en relación a su meta de
logro, pues lo que significa éxito para uno,
puede interpretarse fracaso para otro.
Maehr y
Nicholls (1980) indicaron que las personas difieren en sus definiciones de éxito o fracaso cuando se encuentran en
entornos de logro en los que han de mostrar
competencia y en los que deben conseguir alguna meta. Por ello,
agruparon en categorías las distintas conductas que se pueden observar en los
entornos del logro tomando como base las metas que originan dichas conductas:
conductas orientadas a la demostración de capacidad, conductas orientadas a la
aprobación social, conductas orientadas al proceso de aprendizaje de la tarea y
conductas orientadas a la consecución de las metas.
Objetivos
Los objetivos son los resultados que se quieren
alcanzar a través de las acciones.
Los
objetivos siempre aluden a una situación o estado ideal que se desea lograr y
los resultados son su materialización, la expresión concreta y real de
aquellos, los cuales se consiguen través de acciones y conductas. Entonces, por
un lado, existen objetivos-resultados y por otro, acciones-conductas.
La diferencia entre las acciones-conductas y los
objetivos-resultados se puede observar en el siguiente cuadro:
Para
definir los objetivos se puede utilizar el acrónimo, la “formula” MAPER:
Medibles, Alcanzables, Plazos (limitados en el tiempo), Específicos,
Relevantes.
Medibles.
Significa
que pueda dimensionarse ya sea por cantidad y/o por calidad a través de
productos.
ƒ
Alcanzables.
Es
importante que los objetivos sean realistas y posibles de alcanzar, a través de
los medios disponibles y de las acciones necesarias para ello.
ƒ
Plazos-Limitados en el tiempo.
Que estén
definidos en términos de poder ser alcanzados o logrados en un período de
tiempo preciso y delimitado.
ƒ
Específicos.
Que
puedan delimitarse y fijarse en forma concreta.
ƒ
Relevantes.
Que
constituyan metas que impliquen desafíos, un desarrollo y crecimiento para la empresa.
Tipos de Planificación
1. PLANIFICACIÓN NORMATIVA O
TRADICIONAL:
Es un modelo de planificación que se rige por una
serie de normas o parámetros previamente establecidos por el estado.
La planificación tradicional o normativa presenta
las siguientes características:
- Tiene
una permanente capacidad para auto criticarse y evolucionar.
- Ha
hecho el acopio de numerosísimas técnicas de análisis y predicción.
- Ha
desarrollado todo un complejo sistema institucional y legal propio.
- Cuenta
con una vastísima experiencia en los más diversos campos de aplicación.
- Dispone
de un considerable conjunto de instituciones para la investigación y
docencia, de donde han salido los elementos más relevantes de su
revolución actual.
- Su
gran fortaleza es su familiaridad con los problemas propios del desarrollo
económico – social visto desde el ángulo gubernamental.
- El
planificador es “omnisciente”.
- Se
subdivide en: Centralizada (Países socialistas) y Mixta, Pluralista, o
Indicativa (Países de Latinoamérica).
- Utiliza
conceptos de Políticas, Proyectos, Acciones y Recomendaciones como
proposiciones vagas de contenido de ejecución.
2. PLANIFICACIÓN SITUACIONAL:
Para este enfoque la planificación es: “calcular,
presidir y preceder las acciones para llevar una situación inicial a otras,
hasta llegar a la situación que el actor pretende alcanzar”. (Castellano, 1998)
Otra definición dice que: “Es aquella que se genera
por instancias de discusión, cálculos y análisis de los actores de una
organización que construyen una situación objetiva de un determinado acto
social”. (Amarista – Camacho, 2004)
Este tipo de planificación posee las siguientes
características:
- Es
una herramienta para el cambio social.
- Tecnológicamente,
aborda la anticipación simulada por la práctica.
- Asume
supuestos más realistas, ya que quién planifica está dentro de la realidad
y coexiste con otros actores que también planifican.
- No
tiene un diagnóstico único, ni una verdad objetiva, sino una explicación
situacional.
- Se
articula lo político con lo económico pues su horizonte es político y el
futuro es incierto.
- Es
un proceso que no se agota en el tiempo, siempre está en acción.
- Entre
la relación del “debe ser” y el “puede ser” tiene expresión “lo viable”
que presenta aspectos económicos, institucionales, culturales y políticos.
- Concibe
la norma como la orientación direccional entorno a la cual es necesario
construir las condiciones para su cumplimiento, es decir, lo normativo
tiene validez, pero no constituye de por sí el plan.
La planificación situacional se da en cuatro
momentos básicos, los cuales son:
- El momento
explicativo se basa en flujogramas de causa – efectos para cada problema
considerado; las manifestaciones más visibles de dichos problemas se
anotan como fenoproducción. Sus causas más inmediatas, resultado de la
acumulación de e institucionalización de ciertos hechos, como
fenoestructura; y las causas más profundas, en la raíz misma de la
sociedad, como genoestructura.
- En
el momento normativo se establece el “deber ser”. Determina los objetivos.
Luego de la explicación situacional se diseñan los proyectos con visión de
futuro, las operaciones y acciones que enfrentan los problemas en forma
consistente con la situación objetivo perseguida.
- En
el estratégico, mediante un análisis de viabilidad económica, técnica,
política e institucional, el “poder ser”. Es decir, se analizan las
distintas formas en las cuales sea posible sortear los obstáculos y
restricciones que dificultan la ejecución de los proyectos, de las
acciones y de las estrategias para cada actor y operaciones. Se ubican las
trayectorias y se selecciona el curso de acción sobre el cambio
situacional esperado.
- Finalmente,
en el momento operacional se pone en funcionamiento la “voluntad de
hacer”, lo cual tradicionalmente ocurre a través de la práctica diaria de
los gobiernos y en el situacionismo a través de la Sala de Situaciones,
donde están juntos políticos y técnicos, apoyados por un banco de datos,
analizando el cambio diario de la realidad y tomando decisiones al
respecto.
La planificación situacional utiliza los siguientes
instrumentos: Flujograma situacional (momento explicativo), programa
direccional (momento normativo), análisis de viabilidad (momento estratégico) y
el análisis de coyuntura (momento táctico – operacional).
3. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:
A este tipo de planificación, Steiner la define
así: “la planificación estratégica es un proceso continuo y sistémico que
relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios
situacionales y que se expresa en la formulación de un conjunto de planes
interrelacionados”.
La planificación estratégica tiene las siguientes
características:
- Permite
establecer claramente la misión y valores de la organización, como
principio rector.
- Tiene
su origen en el ámbito empresarial y surge como fuente de consolidación de
la llamada Planificación Tradicional.
- Para
definir los elementos estratégicos, se parte del proceso de investigación
sistemática interna y externa.
- Es
un sistema que tiene la capacidad de autoreproducción y organización
(Autopoietico).
- Es
un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo.
- Su
centro práctico es la coyuntura, y se refiere al cálculo que precede y
preside la acción.
- Se
centra más en el logro de metas y objetivos que en seguir normas y
reglamentos.
- Reconoce
la incertidumbre y que la realidad es un sistema complejo.
- Rechaza
la posición reactiva para adoptar una posición preactiva, aún con los
riesgos que ello supone.
- Se
sustenta en tres grandes pilares: el usuario, la propia organización y los
competidores.
- Descansa
en la formulación de tres tipos de planes fundamentales como son los
planes estratégicos de largo plazo; los programas a mediano plazo, los
planes operativos y presupuestos a corto plazo.
En este enfoque de planificación se realizan planes
estratégicos o planes de acción, los cuales son los que permiten definir las
acciones, concretar las estrategias y las distintas herramientas a utilizar
para lograr los objetivos de la empresa. Para su elaboración se tienen las
siguientes etapas:
- Definir
la misión de la empresa para identificar el alcance de sus servicios o
productos. Se selecciona los objetivos globales que pretenden alcanzarse a
largo plazo y el espacio deseado.
- Las
estrategias específicas que cada negocio de la empresa diseña para la
definición de los productos o servicios que presta, los clientes que desea
captar.
- La
constante vigilancia que las empresas dominantes, de un sector
determinado, deben mantener hacia el resto de las empresas que puedan
amenazar su privilegiada posición.
- Se
busca formular con la base en las competencias distintas alternativas
posibles encaminadas a la implantación de nuevos negocios en el mercado,
tomando en cuenta calidad y precio.
La planificación estratégica usa varias
herramientas básicas que permiten alcanzar las metas propuestas. Algunas de
ellas son: Análisis FODA, Hoja de verificación, estratificación, diagrama de
causa – efecto, diagrama de pareto, histograma y matriz de selección.
4. PLANIFICACIÓN TÁCTICA
OPERACIONAL:
La planificación táctica operacional se refiere
básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar
las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Entre sus características
están:
- Se
da dentro de los lineamientos de la planificación estratégica y la
planificación táctica.
- Es
conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio.
- Trata
con actividades normales programables.
- Se
maneja información interna y externa.
- Sigue
procedimientos y reglas definidas con toda precisión.
- Cubre
períodos cortos.
- Está
orientada hacia la administración de recursos.
- Sus
parámetros principales son la efectividad y la eficiencia.
